產業經營專欄

計畫管理組織 (PMO) 之應用與價值

2017-12-08 / 鍾宜

未來十年世界先進國家就業人口中,預計將有50%的人沒有長期固定的工作,20∼30歲的就業青年,可能平均5年內就會更換工作,在這樣的工作環境下,為了維持工作的品質,紛紛要求員工具備處理獨特和暫時性的專業能力,也造就了全球專案管理的風潮;此外,全球著名趨勢專家大前研一博士在《再起動─職場絕對生存手冊》一書裡亦提到,對個人來說,能夠勝任「專案經理」職務的人,在未來將是非常珍貴的人才。此趨勢對企業組織而言,面臨社會各產業的變遷及顛覆性的科技轉變,公司內部無所不在的專案管理勢必要有所突破,專案導向的組織(專案型組織)勢將成為主流,也唯有再次進化專案管理的高效力及創新,並培養日趨複雜的多計畫組合專案管理(project portfolio management, PPM),企業才能在全球化再次勝出。
在這個趨勢下,企業組織也相對應發展出計畫管理機構(project management organization,以下簡稱PMO)或類似名稱如卓越中心、戰情中心,或獨立驗證和確認監審(independent verification & validation,IV&V)機構,做為負責對所轄各專案進行集中協調管理的一個部門或組成,職責可涵蓋從提供專案管理支援到直接管理專案,此發想剛開始是隨著IT相關產業的潮流應運而生,初始目的是在資源(人力物力)最適調度以減少浪費(或節約成本)並提高平均項目成功率,之後協助多專案實施標準操作流程SOP,並陸續增加了文管功能以為經驗學習,也同時扮演愈來愈多的跨部門溝通協調任務。
以企業層級PMO角度言,PMO的核心價值包括有 (1)定義並推行可重複使用的專案管理流程與持續優化 (2)集中控制多專案進展和資源調配,特別是資源調配這區塊,牽涉到企業日常營運(operation)與專案執行資源如何妥適分配,甚至牽涉到企業上至短中長期的策略與其展開後的執行(implement)細節方針,此時PMO扮演的可說是執行長CEO的執行秘書角色,至於PMO的職責涵蓋從提供專案管理支援甚至到直接管理專案,那就看專案特性與重要性而定,如圖一所示。

圖一:企業層級PMO與策略、目標關係圖

以事業部(Business Unit, BU)層級PMO角度言,PMO的一個主要功能是通過各種方式支援或對應專案經理,包括但不限於:管理PMO所轄全部專案的共用資源、識別和開發專案管理方法、最佳實踐和標準、指導輔導培訓和監督、通過專案審計監督對專案管理標準政策程式和範本的遵守程度、組織過程資產管理與協調專案之間的溝通,如圖二所示。

圖二:PMO核心功能示意圖

由此可知,PMO在應用上明顯是和不同層級的專案經理PM目標不同的,因此所需遵守的要求也就不同,如事業部(Business Unit, BU)層級專案經理關注特定的專案目標達成,並以如期如質如預算完美執行專案內容為核心任務,而企業層級PMO因更著重於多專案管理事前資源分配與事後執行產生成效或衍生利益是否產生回應企業策略面的綜效,尤其是決策執行面中的計畫變更是否能促進業務目標實現的潛在收益最適化,但無論如何PMO與專案經理們的所有努力都必須符合組織的戰略需求,無論是守成或轉型。
PMO價值就如同個人理財一般,對於投資項目 (指眾多專案) 的項目金額加減碼,始終都要以該階段策略執行效益最適化為唯一目標,總之,PMO在應用上不外乎以下幾點:
1. 協助企業運營專案管理體系建設,相關流程制度的制定和完善,並監督執行。
2. 根據企業層級專案計畫及管理規範制定,並適時進行專案溝通、協調,與對專案進度及品質進行監督、檢查。
3. 協助對外與客戶隨時溝通專案進展,對可能存在的延期風險進行內部防範(預警機制)。
4. 負責協調各部門之間的關係,並協助解決專案執行中出現的跨組織流程設計不良問題。
5. 協助專案管理過程改進的相關工作。
6. 辨識、界定、選擇、平衡、評估專案組合組件。
7. 參加並組織專案管理相關的彙報會、評審會及總結會等。
8. 執行組織專案管理(organizational project management, OPM)成熟度評鑑,並依專案階段(Project)、專案集階段(Program)、專案組合(Portfolio)階段做3不同層次治理(governance)與持續改進,如圖三所示。

圖三:專案管理辦公室與專案、專案集、組合管理(PPP)治理關係圖

筆者後話:
對台灣國家級獨立驗證和確認監審(independent verification & validation,IV&V)機構言,其執行單位為審計部或監察院,特別是重大公共工程推動,審計部著重於財務審計,監察院著重於是否有採購舞弊情事揭發,也就是偏重於事後而非過程中的監審,更無關涉於政策規劃面開展至執行面是否應對正確一事,這方面校準(alignment),筆者特提出以2016/12/14由美國總統簽署並頒布立法的 PMIAA(Program Management Improvement Accountability Act) 「專案集管理改進責任」法案(31 U.S. C. §1550)為標竿典範,其目的在於建立「系統性管理標準」,要求聯邦政府機關遵守專案管理之規劃、執行以及評估的準則,提高行政機關執行績效,以樹立現代化政府機關「當責」典範,同時避免因沒有一致性規範要求,造成行政機關仍依循「經驗法則」,現隨著CNS21500、CNS21504通過與頒布,希望藉由PMO進行「系統性管理標準」導入與實施,讓機關在執行任一計畫時,系統性地對於計畫之起始、規劃、執行、管制與結束的各個段,皆有國家級政策和施行準則做為依循之標準。

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